Se ha escrito de todo sobre la firma electrónica. Ante los obstáculos que encuentra, particularmente en España, la firma electrónica plantea serios argumentos a su favor: además de una gran demanda por las generaciones más jóvenes, también es, y sobre todo, un tremendo acelerador de la transformación digital.

 

¿Qué es la firma electrónica?

Esta pregunta, que parece básica, está en el centro del debate. Porque antes de responderla, es necesario saber qué es concretamente. Sobre todo, es importante comprender lo que no es la firma electrónica, y especialmente para eliminar algunas creencias populares, en este caso, la firma electrónica no es un « escaneo » de la firma manuscrita.

Dicho eso, ¿qué es entonces la firma electrónica? Es ante todo un concepto que mezcla aspectos prácticos, legales y técnicos. En resumen, la firma electrónica es un proceso técnico en el que una persona (el firmante) da su aprobación legal a un documento electrónico. Tanto en el caso electrónico como en el manuscrito, hay una confluencia de 3 elementos: el documento, el firmante y la herramienta de firma.

Este último punto generalmente representa la mayor dificultad de comprensión para los no iniciados. Porque si la herramienta necesaria para la firma manuscrita es simplemente un bolígrafo, las herramientas de firma electrónica son múltiples, tantas, como los medios técnicos necesarios para su realización. Específicamente, en la mayoría de los casos es un certificado digital almacenado en diferentes medios (tarjeta inteligente, pendrive USB, DNI electrónico, PC, smartphone, etc.) y cuya función es, por un lado, identificar al firmante, y por otro, firmar el documento para garantizar su integridad.

¿La firma electrónica  tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita?

La firma electrónica se introdujo en el derecho español mediante la ley 59/2003 de 19 de diciembre. Según el artículo 3.4, “la firma electrónica reconocida tendrá, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel”.

Pero va más allá que la firma manuscrita: la firma electrónica sella todo el documento en su conjunto, garantizando su integridad, es decir, el estado preciso, en el momento concreto otorgado el consentimiento por el firmante. Algo así como rubricar cada letra o signo de puntuación de un documento en papel. En otras palabras, la firma electrónica no solo se beneficia del mismo valor legal que la firma manuscrita, sino que también es mucho más segura para todas las partes.

¿En qué situaciones usamos la firma electrónica?

Todas, ya que el documento que se firma ya está en formato electrónico: un contrato, la modificación de un contrato, un pago, etc. El caso de la suscripción en línea es un buen ejemplo: como regla general, una vez registrado en el sitio web del proveedor, los documentos que se deben firmar se envían por correo electrónico al suscriptor, quien los firma y los envía de vuelta. Con la firma electrónica, todo documento puede ser firmado y el proceso de contratación finalizado en pocos minutos y de forma remota.

Además, la firma electrónica ya se utiliza en algunos casos, a veces incluso sin que el firmante lo sepa: por ejemplo, el caso de introducir un código recibido por SMS para validar un pago por ejemplo. En sí misma, la transmisión de este código activa un certificado digital (único) y, como tal, sirve de firma electrónica.

Pero se podrían imaginar muchos otros usos, especialmente en aquellos sectores donde el compromiso, y por lo tanto la firma, está muy presente, por ejemplo en el sector jurídico.

¿Algunas profesiones son más indicadas que otras para la firma electrónica?

En el sector jurídico, los abogados y procuradores han avanzado muchísimo, especialmente en la transmisión de documentos. Los notarios también, con una particularidad: debido a las implicaciones de los actos notariales tanto en transmisiones patrimoniales como en herencias y testamentos, generalmente se requiere la presencia física de la persona, incluso para una firma electrónica.

En otros casos, las disposiciones legales han impuesto la firma electrónica. Este es el caso, por ejemplo, de las respuestas a licitaciones públicas, que combinan la obligación de responder de forma electrónica junto con un requisito de firma: los ofertantes deben por tanto contar con un certificado digital para poder participar.

Otros sectores también son muy activos en términos de firma electrónica: la formación (firma de acuerdos y partes de asistencia), seguros, banca… En este último caso, la legislación SEPA (Single Euro Payments Area) acelerará su adopción con la obligación de firmar ciertas transferencias.

¿No debería tener el Estado un papel en la adopción de la firma electrónica?

Este es ya el caso de los certificados digitales a los que hace referencia el estado francés para la licitación a los concursos públicos. Pero están reservados para profesionales. En España se ha ido mucho mas lejos, incluyendo una firma electrónica en cada DNI para la presentación de impuestos en la Agencia Tributaria o la consulta de la vida laboral en el Instituto Nacional de la Seguridad Social.

Cómo conseguir una firma electrónica

Todas las empresas que han implantado la firma electrónica lo confirman: las ganancias son considerables. Porque todo es simple e inmediato, sin la necesidad de intercambios de papel. Tanto es así que en algunas empresas son, los directores de los departamentos de marketing y ventas, los que impulsan la adopción de la firma electrónica, ya que conocen la efectividad de la solución: un envío de correos, unos pocos clics y el contrato ya está firmado.

Esta eficiencia real se ve incluso reforzada por el rango de edad del público objetivo. Las generaciones más jóvenes son claramente las más receptivas: han nacido en la era digital y entienden perfectamente cuando les ofrecemos esta solución en su vida cotidiana a la hora de colocar su firma.

La firma electrónica, una cuestión de seguridad

El proceso de la firma en línea garantiza la seguridad de los intercambios en Internet gracias a un proceso criptográfico asimétrico. La firma electrónica vincula una clave pública pki y una clave privada a través de una función hash. El documento es firmado y autentica la identidad del firmante. En términos legales, la firma digital tiene el mismo valor que una firma en papel (Ley 59/2003 de 19 de diciembre).

Un certificado electrónico indispensable

La firma electrónica no sería nada sin el certificado electrónico. Este último proporciona el vínculo entre una firma electrónica y el firmante. Contiene mucha información esencial para verificar la integridad del documento y la firma electrónica. Estos certificados eIDAS son emitidos por proveedores cualificados de servicios de certificación electrónica, como Certeurope. La operación es transparente al usuario ya que, por su parte, simplemente debe usar un software o un dispositivo específico para procesar su documento.

La firma electrónica en acción

La firma electrónica tiene las ventajas de disminuir los desplazamientos y acelerar los intercambios. Sus usos son múltiples:

  • proteger los e-mails ;
  • gestionar contratos, órdenes de compra, etc. ;
  • pagar facturas ;
  • acceder a sitos web seguros ;
  • responder a licitaciones ;
  • presentar impuestos,…
Hélène Toutchkov

Hélène Toutchkov
Content Manager

Oodrive, el socio de confianza para la gestión de datos sensibles

Saber más Contacte con nosotros