Desde hace más de una década, la digitalización de los documentos se ha convertido en algo muy común en las empresas y administraciones públicas. Todos los documentos se crean de forma nativa en formato electrónico. En la digitalización, la conservación de los documentos es más que importante. Además de su ciclo de vida (creación, evolución, validación, firma, envío a los destinatarios, etc.), el documento electrónico debe conservar también su valor jurídico y su integridad. Y este es el desafío en la preservación de los documentos. Distinguimos dos tipos de conservaciones, la caja fuerte electrónica y la preservación digital, que se diferencian en el alcance y el ámbito del almacenamiento.

 

Preservación digital

La Preservación digital o Sistema de Almacenamiento Electrónico (SAE) reemplaza poco a poco el papel que tenía el disco duro del ordenador personal o del servidor en la conservación de los documentos en el seno de una empresa. El SAE ofrece más garantías en términos de integridad, durabilidad, trazabilidad y confidencialidad de los documentos. El SAE también puede probar la autenticación de un documento en relación con el original. La preservación digital sigue la norma ISO 14641-1.

La preservación digital para la protección de documentos importantes

La preservación digital es esencial para la protección de los documentos importantes de una empresa. De hecho, es difícil predecir siniestros tales como incendios, robos, daños causados por el agua u otros fallos eléctricos a los que los ficheros están permanentemente expuestos. A menudo se adoptan sistemas de protección convencionales, aunque los medios físicos como DLT y S-DLT no son infalibles.

La preservación digital: cuando la simplicidad y el rendimiento van de la mano

La preservación digital consiste en la copia de seguridad de documentos electrónicos en un medio rápido y seguro para facilitar su acceso en cualquier momento. La duración del almacenamiento de los ficheros puede variar de acuerdo con las necesidades de los usuarios y los documentos almacenados a menudo son fijos y solo pueden ser modificados por ellos.

La preservación digital tiene la ventaja de permitirle a la empresa tener permanentemente una copia de sus ficheros más importantes en caso de un mal funcionamiento de su sistema informático. Es importante saber que, por ley, los datos electrónicos tienen el mismo valor que el papel.

 

La caja fuerte electrónica

Para garantizar un espacio de almacenamiento seguro, la AFNOR (Asociación Francesa para la Normalización) ha estandarizado el concepto de caja fuerte electrónica dentro del estándar NF Z42-020. En comparación con el Sistema de Almacenamiento Electrónico, la caja fuerte electrónica garantiza la máxima funcionalidad para el espacio de almacenamiento disponible.

Una caja fuerte electrónica como componente de un sistema de almacenamiento permite conservar los documentos y los « metadatos » que, a posteriori, permiten realizar consultas sobre los documentos en cuestión. La caja fuerte electrónica garantiza la integridad de los documentos gracias a una marca digital aplicada durante su almacenamiento, la durabilidad de los documentos gracias a los controles periódicos y a su replicación, la confidencialidad durante los intercambios gracias al cifrado y al control del acceso a los documentos, y finalmente la trazabilidad de todos los usuarios que accedieron a los mismos.

En otras palabras, la caja fuerte electrónica es una evolución de la preservación digital gracias a una mayor garantía tanto en la conservación como en la integridad de los documentos. Esto último es la mayor diferencia entre una caja fuerte electrónica y una simple preservación digital. La caja fuerte electrónica garantiza un área de almacenamiento con valor probatorio. Este sistema de almacenamiento de documentos se basa en los mecanismos de seguridad que otorgan valor legal a la preservación de documentos de acuerdo con la legislación vigente en materia de firma electrónica.

La caja fuerte electrónica: el almacenamiento con valor probatorio

La caja fuerte electrónica permite el almacenamiento de documentos gracias a la evolución de las tecnologías de la información. La preservación digital se distingue por la sencillez del almacenamiento, el acceso a la información, la reducción de costes y la reducción de los riesgos (confidencialidad, pérdida y siniestro informático). El interés principal de la preservación digital es su función de memoria pero también resulta útil por su función de prueba si cumple con la normativa para ello. De hecho, la legislación vigente impone a las empresas una serie de obligaciones con respecto a la preservación de sus documentos. Desde el inicio de la digitalización de documentos por parte de empresas y administraciones públicas a finales de la década de 1990, se han introducido textos legales para otorgar al documento digitalizado el mismo valor legal que un documento en papel. Sin embargo, la evaluación de un documento electrónico con valor probatorio corresponde al Juez y todas las pruebas de su validez deben aportarse antes de que podamos hablar de un fichero con valor probatorio. De hecho, el depositario debe tener las pruebas que certifiquen el valor legal de los documentos en caso de litigio.

Los principios fundamentales del valor probatorio

Cada país tiene sus propias reglamentaciones para definir el valor probatorio de un documento almacenado en una caja fuerte electrónica. Pero, en general, es imprescindible garantizar la autenticidad, la accesibilidad y la integridad del documento.

– La autenticidad de un documento electrónico se basa en la identificación de quien está en el origen del documento. Por lo tanto, los documentos están autenticados por la firma electrónica de su creador. Además de identificar al creador del documento, la firma electrónica permite sellar el documento. Cualquier cambio realizado en el contenido del documento después de la firma rompe su validez.

– La accesibilidad al documento debe estar asegurada para garantizar su valor probatorio. De hecho, un juez no puede validar un documento electrónico como prueba si su contenido no es legible. Para la lectura del documento se necesita un software. Y los documentos deben estar en un formato determinado para poder ser leídos por el Juez. Es por ello, que se desaconseja la utilización de formatos propietarios para documentos con valor probatorio. Hace falta convertirlos a un formato estándar antes de ser firmados electrónicamente.

– El tercer punto para demostrar el valor probatorio de un documento almacenado en una caja fuerte electrónica, es la integridad del documento que se consigue mediante una marca de tiempo. Este tipo de sello permite fechar la firma electrónica al segundo más cercano. Tras recibir el documento, el Servicio de Sellado de Tiempo, emite un token que confirma la existencia y el estado del documento.

Todo sistema de almacenamiento con valor probatorio propuesto en una caja fuerte electrónica debe responder a estos puntos para garantizar la validez de un documento como prueba. Y a lo largo del ciclo de vida del documento, desde su creación hasta su destrucción, la caja fuerte electrónica debe garantizar la trazabilidad de los datos dentro de un marco regulatorio. Esto garantiza la integridad de la prueba a lo largo del tiempo y su validez en caso de litigio.

Conservación de los documentos por un tercero

Los usuarios pueden gestionar sus documentos electrónicos internamente o contratar los servicios de un tercero. Este último debe garantizar la aplicación de la Política de Almacenamiento Electrónico. El tercero debe garantizar la confidencialidad y el acceso seguro a los documentos. Durante el proceso de almacenamiento electrónico de los documentos, el tercero proporciona a los usuarios todo el sistema de preservación digital tales como la seguridad (integridad, trazabilidad, autenticidad y no repudio) y la regulación legal (contenido accesible y utilizable como prueba).

Caja fuerte electrónica: almacenamiento, conservación y reglas de gestión

Una caja fuerte electrónica es un componente de un sistema de almacenamiento electrónico (SAE). Como recordatorio, el SAE es el proceso de conservación de todo tipo de documentos electrónicos con fines administrativos o patrimoniales. El sistema facilita las operaciones de búsqueda y, sobre todo, garantiza la seguridad, la integridad, la durabilidad y la trazabilidad de los documentos una vez almacenados. La caja fuerte electrónica permite almacenar ficheros en un entorno altamente seguro. Al principio, este servicio se utilizaba para almacenar los documentos importantes de una empresa o administración pública. Pero su utilización se ha ampliado rápidamente a particulares para almacenar cualquier tipo de documento, como documentos administrativos, contratos, facturas, extractos bancarios, fotos,…

Elementos fundamentales en la administración de los documentos electrónicos

La caja fuerte electrónica es, como se ha dicho anteriormente, uno de los elementos de un sistema de almacenamiento electrónico. Por lo tanto, la caja fuerte electrónica debe permitir la administración de los documentos bajo diversos parámetros, reglas de retención, metadatos relacionados con los documentos, disponibilidad, envío de los documentos, autenticación de los usuarios, integridad de los documentos, clasificación, derechos y condiciones de acceso, rastreabilidad de las operaciones (marca de tiempo), legibilidad de documentos, formato, destrucción de documentos o almacenamiento en otra plataforma para su conservación a largo plazo.

Reglas de gestión de los documentos electrónicos

El almacenamiento de documentos en una caja fuerte electrónica requiere la aplicación de algunos puntos que regulan su gestión: calendario de retención, metadatos, formatos, nombres de archivos y carpetas:

– El calendario de retención es indispensable para gestionar el ciclo de vida de los documentos. Esta herramienta permite determinar el tiempo de retención de cada documento. La fecha límite de retención puede implicar el borrado o el almacenamiento del documento en otros sistemas de conservación a largo plazo. El calendario de retención permite liberar espacio en el sistema de almacenamiento..

– La creación de metadatos permite gestionar correctamente los documentos a largo plazo. La  recogida de metadatos está compuesta por varios de ellos, algunos de ellos son obligatorios como la fecha de retención y borrado. Otros metadatos están relacionados con el objeto o tipo de información almacenada.

– El formato es otro punto importante en la buena gestión de los documentos electrónicos a medio y largo plazo. La conservación de la información debe hacerse con unos formatos según unos criterios predefinidos. La lista de los formatos a utilizar debe ser la misma que los formatos admitidos por la Administración Pública. En general, la lista de formatos es limitada de forma que se pueda garantizar su lectura a largo plazo y accesible por todas las partes involucradas.

– Las reglas para el nombre de los ficheros y carpetas permite la clasificación de los documentos para asegurar el envío, la compartición y la conservación a medio y largo plazo. La elección del nombre debe facilitar las búsquedas y evitar así la apertura del documento para saber su contenido.

Hélène Toutchkov

Hélène Toutchkov
Content Manager

Oodrive, el socio de confianza para la gestión de datos sensibles

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