La revolución tecnológica y la aparición de las TIC están llevando a empresas públicas y privadas a utilizar nuevas herramientas destinadas a optimizar la productividad de sus empleados. Entre estas herramientas, intranet y extranet ya han sido adoptadas por un gran número de organizaciones. A menudo se confunden, por ello es necesario conocer el papel de cada una para usarlas correctamente.

Extranet/Intranet : usuarios diferentes

Intranet y extranet son arquitecturas de red que utilizan uno o más servidores a través de Internet para el trabajo colaborativo. El primero conecta servidores y clientes en una red interna privada basada en protocolos TCP/IP y que pertenecen a la misma empresa u organización. Los usuarios suelen estar en el mismo lugar, aunque también pueden trabajar de forma remota. Mientras que la extranet conecta a la empresa u organización con clientes externos previamente registrados y que acceden mediante una contraseña. El acceso puede limitarse a una determinada información según sus necesidades (por ejemplo, mensajería solamente), y el servidor les proporciona los ficheros en tiempo real.

Extranet/Intranet : objetivos diferentes

Intranet tiene como objetivo hacer circular y compartir información entre los empleados rápidamente, allá donde se encuentren. La intranet se utiliza para el correo, las libretas de direcciones, los foros, la gestión de proyectos o el trabajo colaborativo. En cambio, el objetivo de la extranet es vincular varios sitios de la misma empresa o conectar la empresa con socios externos o clientes.

Las ventajas de la extranet en la nube

La aparición de nuevas formas de trabajo, especialmente el trabajo colaborativo, está llevando a empresas y administraciones públicas a adoptar nuevas soluciones que puedan satisfacer las necesidades de los miembros de un proyecto. Muchos aceptan el desafío recurriendo a soluciones de extranet en la nube.

  • Optimización de la compartición y el intercambio de ficheros: Una extranet es una plataforma virtual para la compartición de archivos relacionados con la actividad de una empresa para permitir el trabajo colaborativo. Los empleados y colaboradores externos (clientes, proveedores, filiales, prensa, etc.) pueden acceder fácilmente a ella a través de Internet desde cualquier lugar. Todos pueden ver la información que desean y almacenar nuevos documentos en cualquier momento, los usuarios autorizados los verán en tiempo real. Centralizar la información en la nube aumenta el rendimiento de los empleados y mejora la cohesión del proyecto.
  • Soluciones altamente seguras y confidenciales: Cada usuario está registrado y tiene una contraseña para acceder a la extranet. Es posible filtrar los datos y limitar el acceso a una determinada parte de la información, según los usuarios: Por ejemplo, acceso ilimitado para los empleados y, para los colaboradores externos, acceso limitado a determinados documentos relacionados con los proyectos. El servidor registra cada conexión y los administradores pueden obtener un informe detallado de las actividades de la extranet.

 

iExtranet, para un intercambio seguro de sus datos

iExtranet es la solución propuesta por Oodrive para gestionar la compartición de archivos en el entorno profesional. Es un portal de trabajo colaborativo que permite el intercambio de ficheros de gran tamaño entre la empresa y sus diversos interlocutores.

Tanto para uso interno como externo, iExtranet le permite compartir por correo electrónico todos sus archivos, independientemente de su tamaño y formato. Además, este sistema está dotado de un nivel de seguridad reforzado y ofrece al usuario una buena trazabilidad de los intercambios de ficheros. Puede ser manejado fácilmente por un neófito gracias a su simplicidad y sus características intuitivas.

Modo de funcionamiento

El servicio iExtranet de Oodrive ofrece un doble enfoque para compartir sus archivos en línea. La compartición en red es una manera rápida de comunicar los documentos entre todas las entidades relacionadas con la empresa. Es una especie de plataforma de intercambio de datos que funciona de la misma forma que un servidor.

El funcionamiento es simple, el servidor virtual incluye un árbol de carpetas y subcarpetas, cada una con varios tipos de archivos de diferentes tamaños. El acceso a estos ficheros y su modificación solo puede ser realizado por un interlocutor autorizado a través de un nombre de usuario y contraseña personalizados.

El otro enfoque es el intercambio mediante el envío de enlaces. Gracias a esta función, es posible enviar directamente por correo electrónico un archivo grande sin límite de tamaño o formato.

Una herramienta fácil de utilizar

El éxito de esta solución reside en la facilidad de uso. La disposición intuitiva de sus características lo hace fácil de utilizar, especialmente para las personas que no tienen buenas habilidades informáticas. Para acceder a esta plataforma, solo es necesario tener una conexión a Internet.

No hay nada más fácil que su manejo, la facilidad proporcionada por su interfaz ergonómico y simplificado. El servicio iExtranet no requiere ninguna instalación de software u otras configuraciones para funcionar. Su acceso es simplemente tecleando sus códigos de usuario en los cuadros previstos para ello.

 

 

Hélène Toutchkov

Hélène Toutchkov
Content Manager

Oodrive, el socio de confianza para la gestión de datos sensibles

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